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施工项目管理信息系统功能结构浅析
 

  对项目管理而言,项目是指为实现特定目标,根据特定要求,在有限资源限制下,需要一次性完成的一系列相互关联的工作。项目的特性表现为:有特定的委托人,唯一存在,目标明确,资源有限,一次性实施,结果不可逆转,环境不确定。项目的管理者用系统的方法,对项目涉及的全部工作统筹地计划、组织,有效地协调、控制,以期实现项目目标的活动称为项目管理。管理信息系统是为实现整体管理目标,为各级管理决策提供支持,对管理信息进行系统、综合处理的计算机软硬件、通信设备、规章制度以及有关人员的统一体。施工项目管理信息系统是施工项目管理和管理信息系统的结合。

  人力、资金、物资、信息、生产、供应、销售及综合分析决策等,是企业管理工作不能缺少的职能,按照这些管理职能划分管理部门,建立管理机构,是传统企业组织设计的基本原则,管理信息系统也多是按照这些职能划分由相互关联的子系统组成。科学技术的快速发展、顾客需求的日趋多样和多变、产品生命周期的日趋缩短使市场竞争日趋激烈,一个产品从概念提出到提供给顾客的品质和周期成为企业竞争力的主要标志。然而,管理过程的职能分割可能导致产品生产过程的分割,造成各环节之间信息交流和协调的困难,致使企业对市场环境的适应能力和应变能力变差。多功能、小跨度的项目管理因此正在被越来越多的企业采用。项目管理承担一项产品全过程的工作,打破了企业内部的职能分割,集多种管理功能为一体,能以最小的管理跨度按最佳效率和最佳效益的要求重新组织一体化的业务流程,可增强各管理职能部门之间横向联系和沟通协调的能力。自然,这种综合性、快节奏、高强度的管理工作离不开高效能的管理信息系统的支持。多目标、多业务、多功能、一体化、多层次的综合性管理信息系统,为企业业务流程中各个环节之间的协调和控制提供了现代化的管理方法和手段。

  项目管理强调多目标、多业务、最小跨度的综合管理,项目管理信息系统虽然也按照这一原则设计,但仍然是按职能结构搭建的,只是特别突出集成、共享、协调的特征。

  项目管理理论认为项目管理的主要职能有:项目范围管理,项目时间管理,项目质量管理,项目风险管理,项目成本管理,项目人力资源管理,项目采购管理,项目沟通管理,项目集成管理。项目管理机构一般按上述管理职能划分设置管理部门,项目管理信息系统也按照上述管理职能划分子系统。

  根据施工项目管理规范的要求和各主要业务的流程的管理需要,施工项目管理要实现四控制(进度、质量、安全、成本)、四管理(合同、现场、信息、生产要素)和一提供(为组织协调提供数据依据),施工项目管理信息系统应搭建以下基本职能结构:

  1.项目基本信息。通过本功能,可以全面了解项目概况、组织机构、规划方案及其他相关资料。如项目基本情况(项目名称、位置、类型、规模、项目经理部组织机构,开竣工日期)、相关各方(业主、顾问公司、勘查设计方、监理方、分包方、供方)、构造特征、业主合同、项目图片等基本信息。

  2.文档管理。通过本功能可以对本项目和业主、分包方、供方、勘查设计方、监理方、政府行业管理部门及其他相关方的往来文件以及本项目和本企业往来文件进行编辑、归档、查询等项操作,还可以对各种文件进行签发、审批、回复。这些过程化管理不仅促进了文档管理的规范化,管理过程中留下操作痕迹符合有标识、可追溯的要求。

  3.人力资源管理。本功能通过建立员工资料库、员工学习培训记录、员工述职报告和员工考评、奖罚记录实现。通过本功能可以随时掌握员工实际状况,结合项目经理部岗位责任制和激励机制的实现,可以有效激发员工的责任意识和工作积极性,从根本上保证项目目标的实现。

  4.工程造价管理。通过本功能可查询定额、计算工程量和工程造价并进行相应的分析,提供施工项目管理所需的最基本的预算成本信息。施工项目管理信息系统中纳入工程造价管理信息子系统的好处是十分明显的:工程造价子系统提供的工程量和各项消耗数据是施工项目管理的基础数据,这些数据不仅数量大,可以被进度控制、成本控制、物资管理等子系统共享,可以大大提高工作效率。

  5.质量控制。本功能一般根据全面质量管理PDCA循环的原理运行。系统根据进度计划中分解的工序、分项工程、分部工程制定相应的质量计划(PLAN)。其次,实施质量计划(DO),并进行质量审核(CHECK)。最后,通过质量分析,识别需要改进的区域,保持质量的持续改进(ACT)。

  6.安全控制。根据安全生产有关法规、标准的要求,本功能通过安全教育培训、安全检查、事故处理、安全资料管理、安全评分等子功能实现。安全教育培训子功能包括教育培训计划、教育培训报告、教育培训实施记录、教育培训管理等内容。安全检查子功能提供了相应的标准表格和其他记录方式。事故处理子功能记录事故的基本情况和处理过程,可以自动生成事故报告。安全资料管理子功能实现对各种安全记录资料的分类管理,包括录入、查询、修改、打印等。安全评分子功能可根据需要调整各种评分标准,录入必要的参数后自动评分。

  7.进度控制。本功能包括确定进度控制目标,编制施工进度计划,实施施工进度计划(进度跟踪、检查和调整),进度控制总结,通过这个持续改进的过程,最终确保施工合同项目工期目标的实现。

  8.现场管理。系统提供施工现场平面布置图绘制工具,为施工现场管理提供基本的技术支持。

  9.环境管理。本功能通过施工环境因素识别、施工环境状况评价、施工环境控制措施的制定和实施,规范环境管理行为,达到保护、改善施工环境的目的。

  10.客户服务。本功能通过规范与客户的沟通、了解客户需求、调查和分析顾客满意度等方式,为施工和保修提供导向信息,以促进服务质量的提升。

  11.物资管理。本功能从以下几个环节对物资进行管理:供应商和价格信息管理,需求计划管理,采购计划管理,采购实施管理,库房管理,物资消耗统计和分析。

  由于材料成本在项目总成本中占有最大的份额,材料成本控制是项目成本控制的重点。本功能从三个方面对材料成本实施控制:材料需求计划,材料采购价格,材料耗量。利用造价管理子系统提供的工程量和材料消耗定额,可以计算出材料需求量。通过供应商和价格信息管理使材料采购选择过程规范、透明,结合制度约束,可以保证材料采购价格合理化。系统可以要求必须通过本系统记录材料出入库信息,以避免手工操作的随意性和容易出现的疏漏。材料的消耗、盘点和摊销也可以通过系统完成,容易及时发现不合理的消耗,及时准确控制材料消耗量。

  12.成本控制。本功能通过实际成本与计划成本、预算成本的三算对比实现。

  成本科目划分是实现本功能的基础工作。划分成本科目应和会计信息系统成本科目的划分保持一致或建立一定的对应关系,以便进行复核和印证。实现本功能的另一项基础工作是编制成本计划。成本计划根据成本科目划分标准和分部、分项工程或各施工部位细化编制。编制成本计划的价格基础是企业定额。成本计划要便于和实际成本进行对比。

  13.合同管理。本功能实现对项目涉及的所有合约的管理,从合同起草为起点,跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行、合同完结各个阶段。本功能对合同进行管理的方式有:建立合同档案库、建立合同台账、合同监督、合同分析、违约索赔、合同支付、合同信息统计、合同变更、合同评审、合同预警。

  14.现场资料管理。工程资料记录从施工准备到竣工验收全过程的相关信息,是施工过程中依法必须承担的工作。通过本功能可以完成工程项目建设各个阶段施工资料的填写、查询、打印、整理、分类归档和竣工组卷等工作,取代了以往的手工操作,极大地减轻了工作强度,同时更加标准、规范。

  15.项目报告。本功能可以对系统数据进行统计分析,生成项目月度报告或竣工报告,供项目经理部和企业总部决策参考,主要报告月度计划及执行情况。竣工报告的内容有:项目整体目标实现情况,经营活动分析,财务状况分析,工程技术管理,人力资源管理,是项目最终的总结记录。

  16.办公平台。利用系统提供的办公平台可方便地完成收发文、信息发布、收发电子邮件、工作计划管理等工作。在办公平台的资料库中可方便地查阅施工工艺标准、施工规程、施工组织设计、施工方案、施工质量通病以及相关法规、政策等。

  建立、运行施工项目管理信息系统对施工企业提升项目管理能力应有明显的推动作用。具体应表现在:

  1.项目目标细化、量化,实施过程有监督,实施结果有评价,员工、部门的责任感增强;

  3.以施工项目管理信息系统为平台的项目沟通效果陡增,员工的团队意识、协作意识提高;

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