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档案集成管理
 

  档案的集成化管理是数据的集合、信息的集合、技术的集合、多学科的集合,它适应了时代的发展要求。文章在分析档案集成管理的内容和特点的基础上提出了档案集成管理的对策。

  档案工作就是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。国家管理机器的正常运转、民族文明的传承以及经济与社会的进步都依赖于档案管理工作的正常开展。随着信息化社会的到来,计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术不断介入,档案集成管理应运而生。档案集成管理,就是对传统档案信息中的各要素进行优化重组,形成相互之间的竞争性互补关系,通过竞争冲突,来实现彼此互补匹配的功能。

  1.1非线性相干性非线性相干性是集成管理的本质特征,管理的投入和产出不再是一一对应的简单的相加关系而是呈非线性关系,非线性相干性主要表现在以下几个方面:第一,对档案进行管理各环节间的相互作用不再是简单的数量相加,而是相互制约。第二,档案集成要素的非对称性。即档案管理的各个环节不是呈对称状态排列的,而是在同一集成体中处于不同侧重的状态。

  1.2动态开放性动态性要求我们在集成管理过程中必须时刻关注系统内外环境要素的变化,并且及时调整相关的内容,以保证管理系统的适应外界的变化要求。开放性是指集成管理的运行是全方位开放状的,管理系统可以随时和外界发生能量、物质、信息、知识等各方面的交换。随着外部环境的变化,系统参数进行调整,从而适应环境并随之进化,从而使管理系统能够有效地运转。

  1.3是一种柔性化管理在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性,是一种人本核心的管理运作方式。管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。因为在档案的集成中,人的智力和创造性思维是不可缺少的,不管技术和设备是多么的先进,都要靠人去实行和操作,人始终在管理中占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作,对信息技术的支持,对档案工作的创新性思考,档案集成管理系统将难以运作,档案事业也难以发展。

  1.4是基于知识平台的集成管理档案集成管理,是基于知识平台的集成管理。是在知识平台基础上的信息和数据的集成,将分散的专业知识进行分类、汇总变成具体的、系统性的知识,它是在信息、科技、智慧为代表的知识体系基础上,将人力资源的不同方面、信息管理、信息利用与开发服务等内容有机地协调统一起来,更好的完善档案事业的管理和创新,实现资源的使用和配置最优化和便捷。

  2.1信息集成档案系统信息集成是整个档案集成管理的基础,是在知识平台的基础上,将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成,同时将信息进行整理、分类、汇总,输入的是分散的信息,输出的是系统的信息。只有在信息集成构建的信息通道基础上,各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍,实现信息的自由流通,各部门才能得以良好的沟通和协调,才能提高档案管理运作整体水平与效益。

  2.2人和组织的集成不论是多么先进的技术装备都是由人来操作和完成的,因此人是系统中最为重要和活跃的因素。首先是对各类人员的协调工作,档案管理工作人员只有同心协力,相互配合才能保证总体工作目标的实现;其次是实现人与计算机的协调,即保证计算机能更好的为人所用,这就要建立合理的培训和激励机制,增强工作人员的专业知识和进去意识;最后,培养具有协调性、创造性的企业文化,使我们的活动都遵照一定的文化价值标准,增强工作人员的凝聚力和对组织的融合力。

  2.3技术集成随着科学技术的发展,多种技术联合应用成为现实,档案集成管理同样也需要现代化的技术手段的支持,要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持等等。简单的说档案集成管理就是现代科学技术在档案管理中的综合运用。

  2.4多学科集成档案集成管理是多学科的集成,是图书、情报、档案的一体化管理。我们通过对文献信息进行科学的分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,提高文献信息之间的传递效率和利用率;通过网络共建、资源共享等手段,实现信息、信息人员、信息技术、信息设备等各种要素之间的匹配与磨合,为用户提供集成的一站式服务。

  3.1档案人力资源集成管理档案人力资源集成管理是指在档案工作中要重视人才的培养,建立一整套吸引人才、培养人才的制度,使人员集成在整个档案集成系统中发挥应有的作用。他体现的是以人为本的思想,不管现代的科学技术多么的发达,人始终是操作和实行的核心。档案人力资源集成管理不但要协调各类人员的工作,还要实现人与技术的集成,人与计算机的集成,以及培养具有协调性、创造性的企业文化。档案人力资源集成管理主要从以下几方面入手:第一,合理配置人力资源,将最优秀的人安排到最合适的岗位,在体现员工价值的同时,可以激发员工的工作积极性。第二,建立完善的培训机制,培训是企业送给员工的福利,也可以增强员工的专业知识和对企业的向心力,只有专业知识丰富的人才能驾驭高科技航向,只有专业知识丰富的人才能在信息社会立于不败之地。第三,建立竞争激励机制,有竞争才会有动力和进步,要适当的对员工进行激励,鼓励其增强自身的专业知识和操作技能。

  3.2档案信息服务集成管理档案信息服务集成管理是是一种基于网络的复杂服务功能集成,是指将分散的资源和服务按照一定的规则链接成一个整体,从而灵活配置所需的信息系统或信息服务流程,它要求建立一个能够集成各种类型的数字资源的统一的检索平台,实现档案信息资源的共享。要实现档案信息服务集成管理,第一,要更新观念,用系统的思考方式对待新的档案工作流程。第二,充分利用现代科学技术。档案信息服务集成是以网络技术、集成数据环境的实现为前提的。只有当我们掌控了数据、文本、图像和声音的多媒体数据库技术,建立了多功能界面的环境下,信息集成服务才会成为可能。第三,就是要提高档案人员的综合素质。人是一切的主导,再先进的技术都要人来操作和实行,因此要重视人才的培养。

  档案集成管理是信息时代对档案管理提出的新要求,它真正实现了信息、技术和人的集合和统一,档案集成管理不仅要求对档案文件进行控制,而且还要求在这个管理系统中的要素能够竞争互补,发挥更大的作用与功效;它也是实现档案信息资源完全数字化的技术基础。只有实现了档案管理集成化,档案工作才能实现真正的进步。

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